Comment offrir la meilleure expérience possible à votre stagiaire ?

La France estime à envi­ron 1, 6 million le nombre de stagiaires chaque année, il est donc fort probable que votre entre­prise renforce votre équipe avec un stagiaire.

En tant que stagiaire UX chez Digi­tal Ping Pong je me suis inté­res­sée à l’ex­pé­rience utili­sa­teur qu’une entre­prise devrait appor­ter à un stagiaire pour répondre à ses attentes et lui offrir une montée en compé­tences, prenez en de la graine, chers tuteurs !

Qui sont les stagiaires et quelles sont leurs attentes ?

Les stages sont réser­vés aux élèves de plus de 14 ans et ont géné­ra­le­ment entre 18 et 23 ans avec un âge moyen de 21 ans et demi.

La durée des stages effec­tués en milieu profes­sion­nel est de 6 mois maxi­mum par année d’en­sei­gne­ment, et il n’y a pas de durée mini­mum, les stagiaires de 3e sont par exemple en obser­va­tion en entre­prise pendant 5 jours.

L’objec­tif du stage est de permettre aux étudiants d’ac­qué­rir des compé­tences profes­sion­nelles pour complé­ter leur forma­tion, c’est aussi un moyen de rassu­rer un futur employeur lors de leur première embauche pour confir­mer l’adap­ta­bi­lité au milieu de l’en­tre­prise.

La fina­lité du stage est donc, pour le stagiaire, de monter en compé­tence, acqué­rir de l’au­to­no­mie et mettre à profit sa forma­tion dans un cadre concret.

Il ne faut pas oublier que l’étu­diant est là pour apprendre, il n’aura donc pas autant d’ex­pé­rience que vous, ce sera donc à vous de le guider pour qu’il gagne en auto­no­mie à mesure de l’avan­ce­ment du stage.

Pour prendre connais­sance de l’en­vi­ron­ne­ment, des attentes et des aspi­ra­tions des stagiaires lors de leur arri­vée j’ai réalisé une carte d’em­pa­thie. Elle nous aidera à comprendre comment amélio­rer les points de contact entre le stagiaire et l’en­tre­prise afin de lui four­nir la meilleure expé­rience possible.

En complé­ment, j’ai créé un persona type qui pour­rait inté­grer notre agence par exemple :

La problé­ma­tique du stagiaire

Selon Hello Work (ex-region jobs), seule­ment 85% des étudiants sont satis­faits de leur stage, 15% d’entre eux en ressortent donc en n’ayant pas trouvé ce qu’ils recher­chaient pour des raisons diverses.

En tant qu’en­tre­prise, ou tuteur, vous avez très certai­ne­ment à cœur d’of­frir à vos stagiaires le meilleur complé­ment de forma­tion possible, en échange d’un soutien pour réali­ser des tâches simples qui vous prennent du temps et que vous connais­sez par cœur.

Alors comment offrir la meilleure expé­rience possible à votre stagiaire ?

Défi­nir le stage idéal

User stories

Afin de réflé­chir au parcours idéal j’ai listé des users stories pour expri­mer tous les besoins et les attentes possibles que nous pouvons avoir en tant que stagiaire.

• En tant, qu’étudiant, je veux avoir un stage avec des experts du domaine **afin d’**augmen­ter en compé­tence
• En tant qu’étudiant, je veux avoir des missions avec une valeurs ajou­tée **afin d’**enri­chir mon port­fo­lio
• En tant qu’étudiant, je veux faire un stage dans mon domaine d’étude afin de décou­vrir le métier au sein même de l’en­tre­prise
• En tant qu’étudiant, je veux faire un stage dans un milieu que je connais afin de mettre en pratique mes connais­sances acquises lors de ma forma­tion
• En tant qu’étudiant, je veux un stage afin de vali­der mon année scolaire
• En tant qu’étudiant, je veux un stage afin de mettre en pratique mes cours à de vrais problé­ma­tiques d’en­tre­prise
• En tant qu’étudiant, je veux bâtir un nouveau réseau afin de m’ai­der dans mon parcours profes­sion­nel
• En tant qu’étudiant, je veux m’in­té­grer dans une équipe et suivre tout le process de produc­tion
• En tant qu’étudiant, je veux obte­nir un feed­back sur la qualité de mes livrables dans l’op­tique de les amélio­rer
• En tant qu’étudiant, je veux acqué­rir une culture supplé­men­taire que ma forma­tion ne m’a pas néces­sai­re­ment dispen­sée
• En tant qu’étudiant, je veux rencon­trer des cas diffé­rents et effec­tuer des tâches variées

Les biais cogni­tifs

Je me suis aussi inté­res­sée aux biais cogni­tifs qui sont des sché­mas de pensée trom­peurs et faus­se­ment logiques. Les biais cogni­tifs influencent nos choix, en parti­cu­lier lorsqu’il faut gérer une quan­tité d’in­for­ma­tions impor­tantes ou que le temps est limité. Il se produit ainsi une forme de dysfonc­tion­ne­ment dans le raison­ne­ment.

J’ai donc listé les biais cogni­tifs qui pour­raient permettre de comprendre et prévoir les compor­te­ments des nouveaux stagiaires.

• Effet de primauté : le stagiaire se souvien­dra prin­ci­pa­le­ment du début et de la fin de son stage. Il sera donc impor­tant de soigner son arri­vée et son départ afin de lui appor­ter un senti­ment de satis­fac­tion.
• Biais de plani­fi­ca­tion falla­cieuse : tendance que pour­rait avoir le stagiaire à sous-esti­mer les délais d’exé­cu­tion de ses tâches à accom­plir, quelque soit son niveau de compé­tence dans le domaine.
• Biais d’unité : l’étu­diant aura tendance à vouloir abso­lu­ment finir les tâches commen­cées
• La Loi de l’ins­tru­ment : Le stagiaire ira natu­rel­le­ment vers les outils qu’il maîtrise, il n’es­saiera pas de lui même de cher­cher d’autres méthodes de travail. Il faudra donc inci­ter le stagiaire à utili­ser de nouveaux outils et de nouvelles méthodes
• Effet de contexte : les souve­nirs hors contexte sont pus diffi­ciles à récu­pé­rer que les souve­nirs en contexte. Veillez donc à commu­niquer sur les éléments impor­tants pour le fonc­tion­ne­ment de l’en­tre­prise ou sur des missions à des moments clés, en situa­tion de travail, et non à des pauses déjeu­ner par exemple.

Le parcours cible d’un stage réussi

Accueil

• Prépa­rer un poste de travail avec les four­ni­tures néces­saires (crayons, cahier, e-mail, logi­ciels instal­lés, ordi­na­teur remis à plat)
• Faire le tour de l’en­tre­prise pour présen­ter l’équipe
• Réali­ser un guide avec les usages (fait-on la bise le matin ? orga­ni­gramme de l’en­tre­prise, lieux pour manger, usages à connaître)
• Orga­ni­ser un petit déjeu­ner ou un déjeu­ner d’équipe avec les colla­bo­ra­teurs du stagiaire le premier jour

Orga­ni­sa­tion

• Donner des tâches avec de plus en plus de valeur ajou­tée à mesure que les compé­tences du stagiaire s’amé­liorent
• Donner des dead­lines
• Donner des astuces métho­diques qui peuvent aider à struc­tu­rer sa pensée

Travail au quoti­dien

• Prendre la peine de réali­ser des briefs contex­tua­li­sés pour que le stagiaire ait une vision d’en­semble
• Faire des points régu­liers sur chaque tâche donnée pour s’as­su­rer qu’elles sont bien comprises et que la direc­tion prise est la bonne
• Faire des entre­tiens régu­liers qui permet­tront d’éva­luer la progres­sion de la mission mais aussi des diffi­cul­tés rencon­trés et des pistes d’amé­lio­ra­tion
• Faire des retours construc­tifs et argu­men­tés
• Invi­ter le stagiaire aux réunions pour qu’il se sente inclus dans les projets

Et vous, tuteur ?

• Faire preuve de patience
• Prendre le temps néces­saire pour diri­ger les travaux
• Être une oreille atten­tive
• Vous assu­rer que les tâches à réali­ser sont au niveau du stagiaire
• Montrer l’exemple en terme de profes­sion­na­lisme
• Aider le stagiaire à s’in­té­grer dans l’en­tre­prise

Le but est que le stage soit utile et agréable à la fois pour le stagiaire et pour l’en­tre­prise. Il est impor­tant de bien inté­grer votre stagiaire à l’en­tre­prise. En plus d’avoir vécu une belle expé­rience il véhi­cu­lera une bonne image à votre entre­prise.