Comment offrir la meilleure expérience possible à votre stagiaire ?

La France estime à environ 1, 6 million le nombre de stagiaires chaque année, il est donc fort probable que votre entreprise renforce votre équipe avec un stagiaire.
En tant que stagiaire UX chez Digital Ping Pong je me suis intéressée à l’expérience utilisateur qu’une entreprise devrait apporter à un stagiaire pour répondre à ses attentes et lui offrir une montée en compétences, prenez en de la graine, chers tuteurs !
Qui sont les stagiaires et quelles sont leurs attentes ?
Les stages sont réservés aux élèves de plus de 14 ans et ont généralement entre 18 et 23 ans avec un âge moyen de 21 ans et demi.
La durée des stages effectués en milieu professionnel est de 6 mois maximum par année d’enseignement, et il n’y a pas de durée minimum, les stagiaires de 3e sont par exemple en observation en entreprise pendant 5 jours.
L’objectif du stage est de permettre aux étudiants d’acquérir des compétences professionnelles pour compléter leur formation, c’est aussi un moyen de rassurer un futur employeur lors de leur première embauche pour confirmer l’adaptabilité au milieu de l’entreprise.
La finalité du stage est donc, pour le stagiaire, de monter en compétence, acquérir de l’autonomie et mettre à profit sa formation dans un cadre concret.
Il ne faut pas oublier que l’étudiant est là pour apprendre, il n’aura donc pas autant d’expérience que vous, ce sera donc à vous de le guider pour qu’il gagne en autonomie à mesure de l’avancement du stage.
Pour prendre connaissance de l’environnement, des attentes et des aspirations des stagiaires lors de leur arrivée j’ai réalisé une carte d’empathie. Elle nous aidera à comprendre comment améliorer les points de contact entre le stagiaire et l’entreprise afin de lui fournir la meilleure expérience possible.
En complément, j’ai créé un persona type qui pourrait intégrer notre agence par exemple :
La problématique du stagiaire
Selon Hello Work (ex-region jobs), seulement 85% des étudiants sont satisfaits de leur stage, 15% d’entre eux en ressortent donc en n’ayant pas trouvé ce qu’ils recherchaient pour des raisons diverses.
En tant qu’entreprise, ou tuteur, vous avez très certainement à cœur d’offrir à vos stagiaires le meilleur complément de formation possible, en échange d’un soutien pour réaliser des tâches simples qui vous prennent du temps et que vous connaissez par cœur.
Alors comment offrir la meilleure expérience possible à votre stagiaire ?
Définir le stage idéal
User stories
Afin de réfléchir au parcours idéal j’ai listé des users stories pour exprimer tous les besoins et les attentes possibles que nous pouvons avoir en tant que stagiaire.
- En tant, qu’étudiant, je veux avoir un stage avec des experts du domaine **afin d’**augmenter en compétence
- En tant qu’étudiant, je veux avoir des missions avec une valeurs ajoutée **afin d’**enrichir mon portfolio
- En tant qu’étudiant, je veux faire un stage dans mon domaine d’étude afin de découvrir le métier au sein même de l’entreprise
- En tant qu’étudiant, je veux faire un stage dans un milieu que je connais afin de mettre en pratique mes connaissances acquises lors de ma formation
- En tant qu’étudiant, je veux un stage afin de valider mon année scolaire
- En tant qu’étudiant, je veux un stage afin de mettre en pratique mes cours à de vrais problématiques d’entreprise
- En tant qu’étudiant, je veux bâtir un nouveau réseau afin de m’aider dans mon parcours professionnel
- En tant qu’étudiant, je veux m’intégrer dans une équipe et suivre tout le process de production
- En tant qu’étudiant, je veux obtenir un feedback sur la qualité de mes livrables dans l’optique de les améliorer
- En tant qu’étudiant, je veux acquérir une culture supplémentaire que ma formation ne m’a pas nécessairement dispensée
- En tant qu’étudiant, je veux rencontrer des cas différents et effectuer des tâches variées
Les biais cognitifs
Je me suis aussi intéressée aux biais cognitifs qui sont des schémas de pensée trompeurs et faussement logiques. Les biais cognitifs influencent nos choix, en particulier lorsqu’il faut gérer une quantité d’informations importantes ou que le temps est limité. Il se produit ainsi une forme de dysfonctionnement dans le raisonnement.
J’ai donc listé les biais cognitifs qui pourraient permettre de comprendre et prévoir les comportements des nouveaux stagiaires.
- Effet de primauté : le stagiaire se souviendra principalement du début et de la fin de son stage. Il sera donc important de soigner son arrivée et son départ afin de lui apporter un sentiment de satisfaction.
- Biais de planification fallacieuse : tendance que pourrait avoir le stagiaire à sous-estimer les délais d’exécution de ses tâches à accomplir, quelque soit son niveau de compétence dans le domaine.
- Biais d’unité : l’étudiant aura tendance à vouloir absolument finir les tâches commencées
- La Loi de l’instrument : Le stagiaire ira naturellement vers les outils qu’il maîtrise, il n’essaiera pas de lui même de chercher d’autres méthodes de travail. Il faudra donc inciter le stagiaire à utiliser de nouveaux outils et de nouvelles méthodes
- Effet de contexte : les souvenirs hors contexte sont pus difficiles à récupérer que les souvenirs en contexte. Veillez donc à communiquer sur les éléments importants pour le fonctionnement de l’entreprise ou sur des missions à des moments clés, en situation de travail, et non à des pauses déjeuner par exemple.
Le parcours cible d’un stage réussi
Accueil
- Préparer un poste de travail avec les fournitures nécessaires (crayons, cahier, e-mail, logiciels installés, ordinateur remis à plat)
- Faire le tour de l’entreprise pour présenter l’équipe
- Réaliser un guide avec les usages (fait-on la bise le matin ? organigramme de l’entreprise, lieux pour manger, usages à connaître)
- Organiser un petit déjeuner ou un déjeuner d’équipe avec les collaborateurs du stagiaire le premier jour
Organisation
- Donner des tâches avec de plus en plus de valeur ajoutée à mesure que les compétences du stagiaire s’améliorent
- Donner des deadlines
- Donner des astuces méthodiques qui peuvent aider à structurer sa pensée
Travail au quotidien
- Prendre la peine de réaliser des briefs contextualisés pour que le stagiaire ait une vision d’ensemble
- Faire des points réguliers sur chaque tâche donnée pour s’assurer qu’elles sont bien comprises et que la direction prise est la bonne
- Faire des entretiens réguliers qui permettront d’évaluer la progression de la mission mais aussi des difficultés rencontrés et des pistes d’amélioration
- Faire des retours constructifs et argumentés
- Inviter le stagiaire aux réunions pour qu’il se sente inclus dans les projets
Et vous, tuteur ?
- Faire preuve de patience
- Prendre le temps nécessaire pour diriger les travaux
- Être une oreille attentive
- Vous assurer que les tâches à réaliser sont au niveau du stagiaire
- Montrer l’exemple en terme de professionnalisme
- Aider le stagiaire à s’intégrer dans l’entreprise
Le but est que le stage soit utile et agréable à la fois pour le stagiaire et pour l’entreprise. Il est important de bien intégrer votre stagiaire à l’entreprise. En plus d’avoir vécu une belle expérience il véhiculera une bonne image à votre entreprise.
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